Организация учета казначейских операций для малого бизнеса
Автор: Пушкаренко Ярослав Борисович
Все фирмы, так или иначе, оплачивают расходы через расчетный счет, размещают имеющиеся денежные средства на депозит в банках, в ценные бумаги и прочие финансовые инструменты. Все это и называется управление финансовыми средствами компании зили казначейскими операциями. Грамотное управление денежными средствами имеющимися в распоряжении компании – есть главная задача финансового директора и помочь ему в этом может организация работы отдела «Казначейство»
Дать ответ на вопрос учредителя, «куда ушли деньги?», призвана организация учета казначейских операций которую мы здесь рассмотрим.
Думаю у большинства, возникал вопрос, прошла неделя, месяц год… Проплачивались расходы: аренда, закупка товара, строительные расходы проч., но никто не может сказать сколько точно ушло денег на те или иные расходы. Причем организация может быть одна, а может быть и целая группа компаний.
Имея в наличии только бухгалтерский учет, ответить на данный вопрос не представляется возможным.
В идеале управлением денежными средствами, а также экономикой организации должна заниматься не бухгалтерия, а финансовый отдел. Роль бухгалтерии должна сводиться к ведению бухгалтерской документации для отчета перед налоговыми органами. Однако в российских условиях это проблематично, поскольку уголовную ответственность несет не финансовый директор, а главный бухгалтер, который имеет право второй подписи. Эту проблему возможно решить оформив доверенность с правом подписи на финансового директора.
Построение системы управленческого учета казначейских операций, состоит из нескольких этапов.
1. Заручиться поддержкой Генерального директора, в необходимости оптимизировать управление денежными средствами.
2. Выделение из бухгалтерии финансового блока.
3. Определение Финансовой структуры компании.
4. Завязка всех финансовых вопросов (приход, расход денежных средств, система « клиент-банк») на казначее (исполнение), принятие решения о платеже – финансовый директор, в зависимости от организационной структуры предприятия.
5. Создание форм, описание порядка заполнения отчетности.
6. Создание системы контроля корректности (правильности) информации составляющей отчет.
7. Тестирование, корректировка получившейся управленческой отчетности.
Рассмотрим этапы создания учета казначейских операций по подробней:
1. Заручиться поддержкой Генерального директора, в необходимости оптимизировать управление денежными средствами.
Самое главное во внедрении нововведений, это воля руководства, что то делать. Если Генеральный или Финансовый директор, говорит, «да, давайте делать, но только без меня, я занят». Можно даже не начинать. Попытка, изначально, обречена на провал. Нежелание участников документооборота участвовать в разработке онного, сведет на нет все попытки, что либо создать, поэтому принцип «кто умеет тот и делает», здесь не работает, поскольку помимо компетентности, тут нужны, соответствующие полномочия.
2. Выделение из бухгалтерии финансового блока.
В российской действительности, зачастую не существует различия между бухгалтерией и финансами. Даже понятие «финансовый учет» подразумевает бухгалтерскую отчетность. Это не совсем верно, и важно понимать различия.
Бухгалтер – это _учетный оператор, его функции подготовить бухгалтерскую отчетность, (с минимальным количеством ошибок), для налоговых и проверяющих органов. Это обуславливается бременем уголовной ответственности, которую несет Гл. бухгалтер. Финансист – это - аналитик. Поэтому именно он сможет заниматься повышением экономической эффективности фирмы. Бухгалтер и финансист – это два разных образа мышления. Для первого никогда не будет приоритетом экономика фирмы, поскольку он отвечает за составление отчетности для налоговых органов.
Поэтому все функции финансового управления, должны ложиться на финансовый отдел. Подобные нововведения натолкнутся на непонимание и нежелание передачи Гл. бухгалтером части функций из под собственного контроля. Отдать часть власти, и оставить ответственность, мало кто на это решится. Решить проблему можно следующим образом: Составление Доверенности на право второй подписи на финансового директора. После этого Финансовый директор, становится вторым лицом на предприятии и несет все бремя ответственности за финансовые вопросы и бухгалтерский учет.
3. Определение Финансовой структуры компании.
Здесь мы определяем Центры Ответственности (ЦО). В небольшой фирме за ЦО можем принимать отдел, в более крупном предприятии – бизнес направление или организацию входящую в группу. Выглядеть это может следующим образом:
|
Следующий этап определить ответственное лицо, которое будет отвечать за составление управленческой отчетности. Как правило это руководитель соответствующего отдела, направления или организации.
1. Завязка всех финансовых вопросов на Финансовом отделе и Финансовом директоре
Самая важная часть, не столько техническая, сколько организационная. Отдать полномочия распоряжаться финансовыми средствами Финансовому директору, учредителем и зачастую Генеральным директором, это серьезный шаг к делегированию полномочий и созданию оптимальной системы управления бизнесом. Реальность такова, что зачастую Финансовый директор не является де факто топ менеджером, не разрабатывает финансовую стратегию организации и не принимает решения, а является по сути, «на подхвате», у Генерального директора (собственника бизнеса). Это не есть правильно. Собственник бизнеса, дорого оплачивает услуги простого бухгалтера или финансиста, который называется Финансовым директором.
Для эффективной и бесперебойной работы организации необходимо, чтобы финансовые вопросы решал Финансовый отдел во главе с Финансовым директором. За платежи должен отвечать казначей, утверждение должно происходить Финансовым директором.
2. Создание форм отчетности, описание порядка заполнения отчетности.
Для контроля расходов важно знать, куда в каком объеме и за что ушли деньги. Далее важно понимать, где и в каком объеме размещены свободные денежные средства и как быстро они могут быть мобилизованы для использования в хозяйственной деятельности организации. На основе этих данных составляется отчет казначея, или отчет о движении денежных средств. Необходимо определить источники информации для составления финансовой отчетности, это могут быть выписки банков, соответственно нужно наделить казначея полномочиями получать выписки из банка, также необходимо обеспечить поступление банковских выписок в Бухгалтерию для своевременного разнесения в программе бухгалтерского учета ( например 1С)
3. Создание системы контроля корректности (правильности) получаемой информации.
Важно понимать, что некорректная отчетность, получаемая на выходе, это бесполезная трата времени сотрудников, а также денег на их зарплату. Поэтому данные в отчетности должны быть единообразными. Необходимо создать точки проверки информации, чтобы одна и та же информация могла быть проверена из других источников, желательно «на лету» т. е. не затрачивая много времени. Источником для, проверки платежей, могут служить выписки из клиент банка, и затем подтверждение банковскими выписками, с мокрыми печатями. Опираться только на клиент банк нельзя, поскольку платеж в системе может быть принят банком, а затем не пройти или задержаться.
4. Тестирование корректировка получившейся управленческой отчетности.
Заключительный этап – тестирование составления получившейся управленческой отчетности. На этом этапе проверяется правильность заполнения, своевременность поступления данных, возможность возникновения проблем и методы их быстрого решения.
Важно понимать, что для каждой организации необходимо создавать собственную модель учета казначейских операций. Поскольку принятая модель в одной фирме, «работающая как часы», в другой организации не будет работать.
Скачать Казначейский отчет_ОДДС_ для торгового предприятия (174 Кб)
казначейские операции, казначейство, управление казначейства, учет в казначействе, бюджетный учет в казначействе
Добавить свой материалНазад в раздел
(Нет голосов) |